Crea un sistema de gestión de trabajo fácil

Tener muchas aplicaciones no siempre es sinónimo de productividad, más bien al contrario. Lo importante es hacer un buen uso y utilizarlas para lo que sirven

Si usas el email como lista de tareas, pero también tienes una aplicación de tareas, puedes tener descuidos sobre alguna de las cosas que debes hacer, además, no tendrás la visión clara para poder planificar tus tiempos.

Si guardas notas en el email, en Evernote, en un grupo de Whatsapp contigo mismo y en las notas del móvil, te será complicado encontrar lo que buscas porque no sabrás dónde está.

¿No sería mucho más fácil tener una forma sencilla para gestionar todo lo que haces y toda la información que necesitas?

Pues el primer paso para crear un sistema de productividad fácil de gestionar es no superponer ni duplicar aplicaciones.

Cada aplicación debe tener su función clara y específica.

A continuación te explico las principales aplicaciones que suele tener un sistema de productividad y su función.

1. Correo electrónico

Úsalo para comunicarte y para recibir tareas o citas.

¿Recibes una invitación a una reunión? La añades a tu calendario
¿Recibes un correo con algo que debes hacer? Lo añades a tu lista de tareas como una nueva tarea
¿Recibes una factura? la descargas y la pones en la carpeta correspondiente, para cuando tengas el tiempo reservado para dedicarte a tareas administrativas o lo tenga que hacer alguien más porque has delegado este tipo de tareas.
Una vez has procesado los correos, debes archivarlos, para mantener tu bandeja de entrada ordenada y limpia.

Recuerda:

No uses tu bandeja de entrada como lista de tareas
No uses tu bandeja de entrada para guardar notas o documentos
No guardes todos los correos en la bandeja de entrada.

2. Gestor de tareas

Es el lugar donde pones todo lo que tienes que hacer, donde decides cuándo y cómo lo haces.

Si es un proyecto grande, lo desglosas en pequeñas tareas o subtareas
Puedes priorizar de manera más fácil y planificar tu día / semana
Antes de añadir algo nuevo, pregúntate si es necesario hacerlo
Si vas a tardar menos de 2 minutos, no lo anotes, hazlo directamente

Recuerda:

Tu lista de tareas no es un archivo, es solo para gestionar tus tareas
No mezcles tus tareas con listas de lectura o artículos.

3. Calendario

Es tu mapa del tiempo, para planificar cuándo harás cada cosa.
Es dónde acopla tu lista de tareas para “trabajar” juntos, es decir lo que debes hacer y cuándo lo harás.

Úsalo para planificar tus días, por bloques de tiempo
Úsalo para recordarte las citas (reuniones, médico, peluquería, …)
Úsalo para recordarte temas familiares como los extra escolares de tus hijos, o la visita a tu madre
Úsalo para guardar tiempo para ocio, deporte, vida social, etc.
Deja espacios en blanco para imprevistos o para retrasos.

Recuerda:

Si no está en tu calendario lo puedes olvidar
No seas demasiado optimista con los tiempos, solemos tardar más de lo que pensamos.

4. Notas

Hay muchas aplicaciones para notas: Notion, Evernote, OneNote, Apple Notes, Google Keep Notas, incluso un grupo contigo mismo en Whatsapp

Pon todas tus notas en el la misma aplicación
Úsala para capturar material de referencia, como links de artículos que te pueden servir, links de vídeos interesantes, etc.
Úsala para anotar ideas que no quieres olvidar
Úsala para guardar notas de las reuniones

Recuerda:

No es tu lista de tareas ni tu archivo de documento
No anotes cosas relacionadas con una tarea, en este caso, ponlo directamente en esa tarea

5. Almacenamiento de documentos

Puedes guardar documentos en la nube, como Dropbox, en Google Drive, etc, hay muchas opciones, o en un disco duro externo

Úsalo para lo que quieras conservar a largo plazo, como facturas, contratos, etc, bien ordenado en carpetas.
Úsalo para guardar documentos de clientes, con una carpeta por cliente, para tener siempre a mano lo que te han enviado.

Recuerda:

No dejes en tu carpeta de descargas los documentos que quieres guardar a largo plazo

En resumen, evita que tus herramientas se solapen, cada una tiene su función y en esta función es donde le puedes sacar el máximo rendimiento.

No te agobies con qué herramienta usar, sino cómo las usas juntas.

En mi caso, yo uso Gmail para el correo, Asana para tareas, Google Calendar, Keep Notas para notas rápidas, Notion para mi segundo cerebro y Google Drive para el almacenamiento de documentos.